Como funciona o uso de dados e armazenamento no sistema Communy

A gestão digital de um condomínio envolve o armazenamento de diferentes tipos de informações e documentos. Pensando em transparência, segurança jurídica e conformidade legal, o sistema organiza e controla o uso desses dados de forma clara, previsível e alinhada à legislação brasileira.

Este artigo explica quais dados são armazenados, como funciona a cobrança por espaço, o tempo de retenção das informações e boas práticas adotadas.

Quais dados são armazenados no sistema

O espaço de armazenamento do sistema é utilizado para guardar arquivos essenciais à operação e à comunicação do condomínio. Entre eles:

Documentos das Unidades (Escrituras, contratos, termos e arquivos relacionados às unidades, documentos enviados por condôminos ou administradora)

Anexos de Comunicados, Enquetes e Assembleias (PDFs, imagens ou documentos anexados em comunicados gerais e enquete)

Imagens do Fale Conosco (Fotos enviadas por condôminos em chamados, registros visuais de ocorrências, solicitações ou problemas)

Arquivos do módulo Documentos (Regimento interno, Convenção do condomínio, Contratos com fornecedores, Atas, políticas internas e outros arquivos institucionais)

Anexos de Notificação, Advertência e Multa (Documentos comprobatórios, Imagens, relatórios ou arquivos anexados a processos administrativos)

Relatórios de Balancetes e Anexos das Despesas (Notas Fiscais, Boletos e Comprovantes de Pagamento)

Política de armazenamento e cobrança

Para garantir a disponibilidade no uso de recursos, o sistema adota uma política simples e transparente.

1 GB gratuito por licença

Cada condomínio possui 1 GB de armazenamento gratuito
Ideal para condomínios de pequeno e médio porte

Pacotes adicionais sob demanda

Caso o uso ultrapasse 1 GB, o sistema adiciona automaticamente:
- Pacotes de 1 GB adicionais
- Inclusão na cobrança mensal, apenas enquanto houver necessidade
Isso garante que o condomínio pague somente pelo que utiliza

Política de retenção e exclusão de dados

Prazo de retenção: 5 anos

Os dados armazenados no sistema permanecem disponíveis por até 5 anos, garantindo:

Histórico administrativo
Transparência na gestão
Suporte a auditorias e questionamentos futuros

Conformidade legal

A política de retenção segue duas bases legais importantes:

LGPD – Lei nº 13.709/2018
Permite a retenção de dados pessoais quando há obrigação legal ou regulatória, além de respeitar os princípios de finalidade, necessidade e segurança.
Regras do PROCON e legislação consumerista
De acordo com as orientações do PROCON e com o Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078/1990), documentos, registros e comprovantes relacionados à prestação de serviços devem ser mantidos por até 5 anos, prazo correspondente ao período prescricional para reclamações e questionamentos do consumidor.

Após o prazo de 4 anos, os dados são excluídos de forma segura, respeitando as boas práticas de proteção da informação.