Sabe aqueles relatórios que compõem o balancete, mas não passam pela Communy? Os Documentos Externos foram criados para incluir esses arquivos na prestação de contas mensal.
Eles podem ser utilizados para anexar, por exemplo:
- Extratos de contas correntes e aplicações financeiras
- Folhas de pagamento e encargos trabalhistas
- Guias de impostos e tributos
- Comprovantes de transferências ou pagamentos realizados fora do sistema
- Comunicados da administradora
- Contratos, pareceres e documentos jurídicos
- Notas explicativas e outros documentos de apoio
Os arquivos são organizados por categoria e inseridos no balancete junto aos relatórios gerados pela Communy.
Onde acessar
Acesse Financeiro > Conciliações > Documentos Externos.
Selecione a competência desejada para visualizar, cadastrar ou organizar os documentos daquele mês.
Como inserir um documento
- Clique em
Ações > Inserir Documento Externo. - Escolha a categoria principal e, se necessário, a subcategoria ou tipo de documento.
- Informe o título e uma descrição opcional.
- Selecione o arquivo em formato PDF.
- Mantenha marcada a opção Exibir este documento no balancete.
- Clique em Salvar.
É possível cadastrar vários documentos para a mesma competência.
Como organizar a ordem dos documentos
Em Ações > Ordenar Documentos, é possível definir a sequência dos arquivos dentro de cada categoria. Essa organização será respeitada na geração do balancete.
A posição da categoria entre os demais relatórios é definida na tela do Novo Balancete, onde ela pode ser movida para o local desejado.
Como incluir no balancete
Para que um documento seja exibido no PDF final, é necessário:
- Deixá-lo marcado como Exibir este documento no balancete.
- Selecionar a categoria correspondente na tela do Novo Balancete.
- Gerar o balancete da mesma competência do documento.
Caso o balancete esteja finalizado, não será possível inserir, editar, excluir ou alterar a ordem dos documentos daquela competência.