A assembleia é um dos momentos mais importantes da vida condominial. É nela que decisões estratégicas são tomadas, recursos são aprovados e a transparência da gestão é colocada à prova.
Com a Assembleia Virtual da Communy, todo esse processo acontece de forma digital, organizada e segura, respeitando as regras do condomínio e facilitando a participação dos condôminos.
Neste artigo, você vai entender como funciona o fluxo completo de uma assembleia virtual, do planejamento ao encerramento.
O que é a Assembleia Virtual?
A Assembleia Virtual é um módulo no sistema Communy que permite:
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Criar assembleias ordinárias ou extraordinárias
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Definir pautas com ou sem votação
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Controlar quem pode votar
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Acompanhar votos em tempo real
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Gerar relatório para composição da ata
Tudo isso sem papel, sem listas manuais e com registro completo do processo.
Etapas da Assembleia Virtual
O processo é dividido em etapas claras, cada uma com regras específicas.
1. Preparação
Nessa fase, a administração:
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Define quem é o responsável pelo voto em cada unidade
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Cria a assembleia
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Configura data, horário e pautas
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Anexa documentos e links, se necessário
A assembleia fica no status RASCUNHO, permitindo ajustes antes do envio.
Para entender como definir corretamente os responsáveis pelo voto e configurar a assembleia, continue no artigo Como preparar uma assembleia virtual: definição de votantes e datas e para saber como adicionar as Pautas, leia o artigo Pautas e votações: como configurar regras, inadimplência, controle de votos e envio de comunicado.
2. Agendamento
Após revisar todas as informações:
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O comunicado é enviado automaticamente aos condôminos
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A assembleia passa para o status AGENDADA
Nesse momento, os condôminos já conseguem visualizar as informações no aplicativo.
3. Assembleia Aberta
A assembleia pode ser iniciada:
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Automaticamente, no horário definido
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Ou manualmente pela administração
Com a assembleia ABERTA:
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As votações ficam disponíveis
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As pautas podem ser liberadas ou bloqueadas
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O andamento pode ser acompanhado em tempo real
Se necessário, o prazo da assembleia pode ser prorrogado com justificativa registrada.
Para entender mais como gerenciar assembleia agendada, aberta e prorrogação de prazo, continue no artigo Gestão da assembleia em andamento: assembleia agendada e aberta.
4. Encerramento
Após o fim das votações:
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A assembleia é encerrada automaticamente ou manualmente
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Nenhuma alteração é mais permitida
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O processo passa a compor o histórico do condomínio
Veja como encerrar corretamente e garantir validade do processo no artigo Prorrogação e encerramento da assembleia e geração de relatório para ata.
5. Relatório e Ata
Com a assembleia encerrada, é possível:
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Gerar o relatório de reunião
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Selecionar quais informações entram na ata
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Baixar o documento quantas vezes forem necessárias
Esse relatório serve como base oficial para a ata da assembleia. Aprenda como gerar o relatório e montar a ata da assembleia no artigo Prorrogação e encerramento da assembleia e geração de relatório para ata.
Principais benefícios da Assembleia Virtual
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Mais participação dos condôminos
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Transparência em todo o processo
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Redução de conflitos e questionamentos
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Registro completo e auditável
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Agilidade na geração da ata
Segurança e validade técnica dos votos
Além da organização do processo, a Assembleia Virtual conta com mecanismos de imutabilidade e controle de elegibilidade dos votos, garantindo que apenas condôminos autorizados votem e que nenhum resultado possa ser alterado após o encerramento.
Leia também: Termo de Veracidade Técnica: imutabilidade e elegibilidade dos votos na Assembleia Virtual