Existe um processo no Communy para informar os condôminos que existe uma nova correspondência para a sua unidade. A nova correspondência pode ser dos seguintes tipos:
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Correspondência
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Telegrama
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Sedex
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Caixa (Embalagem)
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Pacote
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Envelope
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Carta Registrada
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Ofício
Além do tipo, é possível informar os seguintes campos:
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Unidade
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Destinatário
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Observação (Opcional)
Uma vez cadastrada, o condômino receberá via email e notificação no aplicativo o aviso de Nova Correspondência. Além disso, fica disponível no aplicativo na aba Correios uma lista com as correspondências separadas em AGUARDANDO RETIRADA e ENTREGUE. Segue abaixo um exemplo:
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Cadastrar Nova Correspondência
Para cadastrar uma nova correspondência, no menu lateral, acesse:
Correspondências
Na página de Correspondência, clique em Inserir. Aparecerá duas opções de inserção: Uma Correspondência ou Várias Correspondência, a escolha será a critério de como será feita a entrega das correspondências.
Cadastrar uma Correspondência
Quando é escolhido a opção Uma Correspondência, irá abrir a seguinte página:
Nesta página de Edição, informe os campos e clique em Inserir.
Observação: Quando clicar em Salvar e Inserir Novo, será enviado a correspondência e em seguida irá abrir uma nova tela para preenchimento.
Cadastrar várias Correspondência
Quando é escolhido a opção Várias Correspondência, irá abrir a seguinte tela:
Onde será possível, inserir mais de uma correspondência para unidades diferentes de uma única vez. Após preenchidos todos os campos, clicar em Inserir Correspondências.
Informar Entrega da Correspondência
Para informar o recebimento da correspondência, clique no ícone de Protocolo de Entrega de Correspondência do item desejado.
Em seguida informe os dados da entrega (Para quem foi entregue e outras observações, caso exista) e clique em Confirmar. Pronto, o processo de correspondência está completo.
Recomendação 1: Tanto na lista de correspondência do login do gestor quanto na lista de correspondência do aplicativo do condômino é exibido o ID da correspondência (#123456). Ele pode ser utilizado para localizar rapidamente as correspondências e facilitar o processo de entrega.
Recomendação 2: Existem leitores de código de barras no mercado próprio para ler o código de barras do Correios (e outros padrões internacionais de código de barras utilizados para serviço de entrega) que podem ser utilizados para facilitar o processo de cadastro das correspondências. Uma vez plugado na porta USB do PC, ele funciona como um teclado, digitando o código de barras no momento da leitura.